Datenschutzhinweise im Mandatsverhältnis und Dritten
gegenüber gem. Art. 12 ff DSGVO

Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns sowie über die Ihnen zustehenden Rechte. Sofern im folgenden Text zwecks besserer Lesbarkeit das generische Maskulinum verwendet wird, sind damit männliche, weibliche und diverse Personen gleichermaßen gemeint. Für die Nutzung unseres Internetauftritts gelten gesonder-te Datenschutzhinweise: https://prw.de/datenschutz-prw-rechtsanwaelte/

1. Wer ist verantwortlich für den Datenschutz?

PRW Rechtsanwälte vertreten durch Herrn Rechtsanwalt Wilfried Reiners, Leonrodstr. 54, 80636 München,
Telefon: +49 89 210977 0, E-Mail: office@prw.de

2. Wie erreichen Sie unseren Datenschutzbeauftragten?

Der Datenschutzbeauftragte ist unter der folgenden E-Mail-Adresse zu kontaktieren: datenschutz@prw-consulting.de

3. Welche Daten verarbeiten wir und woher kommen diese?

Im Rahmen unserer anwaltlichen Tätigkeit verarbeiten wir personenbezogene Daten insbesondere von folgenden Arten von
Betroffenen:
• Mandanten und deren Mitarbeiter, Vertreter, Berater und sonstige Vertragspartner der Mandanten,
• Gegenparteien und deren jeweilige Vertreter und Mitarbeiter,
• andere Berater/Dienstleister (z.B. Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Consultants, kooperierende Kanzleien, Detekteien, Übersetzer, Sachverständige etc.), die mit dem Mandat befasst sind, sowie deren jeweiligen Vertreter und Mitarbeiter,
• Dritte wie Gerichtspersonal, Zeugen und andere natürliche Personen, die mit dem Mandat befasst sind.
Wir verarbeiten die folgenden Kategorien von personenbezogenen Daten, die wir zum Teil direkt von den Mandanten und deren Mitarbeitern, zum Teil auch von Dritten (z.B. anderen Gesellschaften, anderen Beratern, Gegenparteien, Behörden, Versiche-rungsgesellschaften, öffentlichen Quellen wie Handelsregister, Internet etc.) erheben:
• Daten zur Identifizierung des Mandanten oder des Dritten (z.B. Ausweiskopien, Daten aus Handelsregisterauszügen),
• Kontaktdaten (Anrede, Titel, Vorname, Nachname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefaxnummer, Telefonnummer, Funkti-on/Position),
• Kommunikationsdaten,
• Mandatsdaten, also Daten, die wir zur Bearbeitung des Mandats entweder erhalten oder selbst erstellen,
• Abrechnungsdaten,
• Informationen, die für die Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte im Rahmen des Mandats notwendig sind,
• sonstige Informationen, die zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben not-wendig sind (z.B. wirtschaftliche Verhältnisse, steuer- und sozialversicherungsrechtliche Daten).

4. Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu Zwecken
Vorvertragliche Maßnahmen zur Anbahnung des Mandatsverhältnisses:
• Identifizierung des (potentiellen) Mandanten (einschließlich Ermittlung wirtschaftlich Berechtigter, der für sie auftretenden Personen sowie deren Bevollmächtigung),
• Abgleich mit Sanktionslisten,
• Konfliktprüfung zur Vermeidung von Interessenkollisionen,
• Erstellung von Angeboten und Kostenschätzungen.
Durchführung des Mandatsverhältnisses:
• Beratung und Vertretung des Mandanten, u.a. zur Geltendmachung und Verteidigung der Rechte des Mandanten, ein-schließlich der Korrespondenz mit dem Mandanten und weiteren Beratern, Verfahrensgegnern sowie mit Gerichten, Be-hörden und sonstigen Dritten,
• Abrechnung.
Interne Verwaltung:
• Handaktenführung,
• Buchführung,
• Betrieb von IT- und Kommunikationssystemen.
Anspruchsdurchsetzung:
• Geltendmachung oder Abwehr etwaiger gesetzlicher oder vertraglicher Ansprüche gegenüber den Mandanten.
Erfüllung gesetzlicher Vorgaben:
• Durchführung von Geldwäscheprüfungen,
• Aufbewahrung von Unterlagen zur Erfüllung berufs-, geldwäsche-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflich-ten sowie zu Beweiszwecken zur etwaigen Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen etc.
Pflege der Mandantenbeziehung und Marketing:
• Zusendung von Werbung für die Leistungen unserer Sozietät (z.B. Newsletter, Informationen zu relevanten gesetzlichen Neuerungen, aktueller Rechtsprechung, Einladungen zu fachlichen und sozialen Veranstaltungen etc.),
• Veröffentlichungen von Pressemitteilungen,
• Benennung von Referenzen für Veröffentlichungen juristischer Fachverlage und anderer Presseverlage.
Daten von Dritten:
• Geltendmachung oder Abwehr etwaiger gesetzlicher oder vertraglicher Ansprüche
• Identifizierung der betroffenen Person (ggf. einschließlich Ermittlung wirtschaftlich Berechtigter, der für sie auftretenden Personen sowie deren Bevollmächtigung),
• Kommunikation und Korrespondenz,
• Klärung von Sachverhalten

5. Rechtsgrundlagen für die Verarbeitungen

Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung in unserer Kanzlei sind:
Anbahnung & Durchführung des Mandatsverhältnisses:
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Erfüllung des Mandatsvertrages,
Interne Verwaltung:
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit die Datenverarbeitung zur Wahrung von berechtigten Interessen von uns oder eines Dritten erforderlich ist; insbesondere liegt die kontinuierliche Geschäftsbeziehung zu unseren Mandanten in unserem be-rechtigten Interesse.
Anspruchsdurchsetzung:
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO oder § 24 Abs. 1 Nr.2 BDSG, soweit die Datenverarbeitung zur Wahrung von berechtigten Inte-ressen von uns oder eines Dritten erforderlich ist.
Erfüllung gesetzlicher Vorgaben:
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung der gesetzlichen Pflichten.
Pflege der Mandantenbeziehung und Marketing:
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit es sich um Werbung handelt oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO soweit die Datenverarbei-tung zur Wahrung von berechtigten Interessen von uns notwendig ist.
Daten von Dritten:
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung der gesetzlichen Pflichten oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO soweit die Datenverar-beitung zur Wahrung von berechtigten Interessen von uns notwendig ist.

6. An wen geben wir die Daten weiter?

Eine Weitergabe Ihrer Daten durch uns erfolgt innerhalb des Unternehmens nur an die Personen, die diese zur Erfüllung der ver-traglichen und gesetzlichen Pflichten oder zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen (z. B. Buchhaltung). Darüber hinaus erhalten externe Stellen Ihre Daten ausnahmslos nur dann, wenn diese von uns auf ihre Pflichten als Auftragsverarbeiter vertrag-lich verpflichtet wurden (Art. 28 DSGVO) und gewährleisten, dass sie Ihre Daten gemäß unseren Weisungen verarbeiten. Dane-ben geben wir Daten nur an Personen weiter, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben oder wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.
In Betracht kommen dabei insbesondere folgende Kategorien von Empfängern:
• weitere Berater, Dienstleister oder Geschäftspartner des Mandanten,
• Versicherer,
• gegnerische Parteien,
• Gerichte, Behörden und andere öffentliche Stellen,
• IT-Dienstleister, z.B. Dienstleister, die uns bei dem Betrieb und der Wartung unserer IT-Systeme unterstützen
• sonstige von uns eingesetzte Dienstleister/Geschäftspartner, die uns bei unserer Geschäftstätigkeit unterstützen (z.B. Sachverständige, Übersetzungsbüros, Agenturen, Versandunternehmen, Druckereien, Papiervernichtungsdienstleister, Banken, Auskunfteien, Detekteien, Wirtschaftsprüfer/Steuerberater etc.).

7. Übermitteln wir Daten in Drittländer?

Ihre Daten werden nur innerhalb der Europäischen Union und Staaten innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) ver-arbeitet. Andernfalls werden Sie hierzu stets gesondert vorab informiert, einschließlich des Rechts, einer solchen Datenübermitt-lung jederzeit gesondert zu widersprechen.

8. Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur solange, wie dies für die Erbringung der damit verbundenen vertraglichen Leis-tungen erforderlich ist. Hiervon umfasst ist neben der Dauer der eigentlichen Geschäftsbeziehung auch die Datenverarbeitung im Rahmen der Anbahnung und Abwicklung von Verträgen. Daneben unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumen-tationspflichten, Die für die Mandatierung von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für Anwälte (6 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Mandat beendet wurde) gespeichert und danach gelöscht. Darüber hinaus speichern wir die Daten, soweit gesetzliche, insbesondere berufs-, geldwäsche-, handels-, sozial- und/ oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten bestehen (z.B. gemäß BRAO, GWG, AO, EStG, UStG, HGB, SGB IV). Je nach Art der Daten können Aufbewahrungspflichten von bis zu sechs oder auch bis zu zehn Jahren bestehen. Eine längere Auf-bewahrung der Daten erfolgt nur in dem Fall, das Sie in eine darüber hinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a) DSGVO eingewilligt haben.

9. Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten?

Sie müssen im Rahmen unseres Mandatsverhältnisses nur die personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung des Mandatsverhältnisses erforderlich sind oder zu deren Erheben wir gesetzlich verpflichtet sind. Andernfalls ist der Abschluss des Mandatsvertrages oder die Vertragsausführung nicht möglich.

10. Inwieweit nutzen wir Ihre Daten für die Profilbildung?

Wir verarbeiten Ihre Daten nicht automatisiert mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (sog. „Profiling“ gemäß Art. 4 Nr. 4 DSGVO).

11. Welche Datenschutzrechte haben Sie?

Sie haben unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen das Recht, jederzeit eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten verarbeiten und das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO, § 34 BDSG) über diese personenbezogenen Daten. Daneben steht Ihnen das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO, § 35 BDSG) und Ein-schränkung der Datenverarbeitung (Art. 18 DSGVO) zu, sowie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO) der personenbezogenen Daten einzulegen, bzw. die Einwilligung zur Datenverarbeitung jederzeit zu widerrufen oder die Datenübertragung (Art. 20 DSGVO) zu fordern. Darüber hinaus haben Sie das Recht, sich im Falle von Datenschutzverletzungen bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO, § 19 BDSG).

12. Gesonderter Hinweis auf Ihr Widerspruchsrecht

1. Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betref-fender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO, das z. B. zur Mandantenberatung und Mandantenbetreuung und zu Vertriebszwecken erfolgen kann. Legen Sie Widerspruch ein, werden Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeitet, es sei denn, es werden von uns zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachgewiesen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

2. Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung von Daten für Zwecke der Direktwerbung
Wir können Ihre Daten im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen auch für Direktwerbung verarbeiten. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzu-legen. Dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Widersprechen Sie der Verarbei-tung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten. Der Widerspruch kann jeweils formfrei erfolgen. Die Kontaktdaten finden Sie unter Ziffer 1.